İş hayatınızda yüksek ya da alt yetkili kişileri bilgilendirmek amacıyla kullanılan, günümüz teknolojisinin en büyük nimetlerinden birisi hiç şüphesiz ki maillerdir. Mailler sayesinde yetkili kişileri bilgilendirebilmenizin yanı sıra iletişim, arşivleme, bir bilgiyi birden çok kişiyle paylaşma, ihracat amaçlı iletişim kurma gibi birçok işlevin de yapılabilmesine olanak sağlamaktadır. Ancak tam bu noktada mail kullanan birçok kişi, doğru bir mail nasıl gönderileceğini tam olarak bilmemektedir. Bu yazımızda ihracat amaçlı mail gönderirken nelere dikkat edilmeli ve doğru bir mail nasıl oluşturulur konusunun üzerinde size rehber niteliğinde bilgi vereceğiz.
İhracat Amaçlı Mail Gönderirken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Özellikle iş hayatımızda sıklıkla kullanılan mailler, kişisel kullanımlarda kuralların uyulması pek önem arz etmemektedir. Ancak iş hayatında bu durum böyle değildir. Tam tersine karşı tarafın işi ciddiye alabilmesi için mail yazılırken daha dikkatli ve daha titiz davranılmalıdır. İhracat amaçlı mail gönderirken dikkat edilmesi gereken birkaç temel nokta vardır. Kurallara en uygun mailin ortaya çıkması için dikkat edilmesi gereken temel noktalar şunlardır:
- 1. Giriş Cümlesi ve Hitap Şekli: Giriş cümlesi karşı tarafın konuyu daha iyi bir şekilde anlayabilmesi için oldukça dikkatli davranılması gereken bir kısımdır. Bununla beraber mail yazısı boyunca kullanılacak hitap şekli çok önemlidir. Bu sebepten ötürü yazı içten değil, “Bey”, “Hanım” gibi kelimeler kullanılarak resmi bir dille yazılması gerekmektedir.
- 2. Gelişme Cümlesi: Bu kısımda yazılan cümleler mümkün olduğunca kısa ve öz tutulmalıdır. Anlatılması gereken noktalar olayı uzatmadan, dolandırmadan direkt olarak aktarılmalıdır. Ayrıca önemli olan kısımların belirginliğini artırmak için anahtar kelimeler belirleyebilir ve o anahtar kelimeleri BOLD (Kalın) olarak yazabilirsiniz.
- 3. Sonuç Cümlesi: Mailinizin son kısmında yapacağınız hizmetin ya da yapılmasını istediğiniz eylemi “arz ediyorum, bir sorunuz varsa bana bildirin” tarzında resmi bir dile sahip kelimeler kullanarak mailinizi sonlandırabilirsiniz. Mailinizin daha kaliteli ve karşı taraf için daha etkili olmasını istiyorsanız mail sonunda “İyi günler, iyi hafta sonları” tarzında resmiyet uzaklaşmayacak dilek mesajları da ekleyebilirsiniz.
- 4. Mailinize Belge, Fotoğraf veya Bağlantı Linki Ekleme: Mailinizi hazırlarken beraberinde bir belge, bağlantı linki ya da fotoğraf ekleyecekseniz, bu dosyalar ile ilgili gerekli açıklamaları gelişme veya sonuç cümlelerine ekleyerek dosyaların amacının daha kolay bir şekilde anlaşılmasını sağlayabilirsiniz.
- 5. Maillerin Vazgeçilmezi Mail İmza Nasıl Oluşturulur?
- 6. İhracat amaçlı maillerinizi yazarken, yazdığınız mailin tamamen size ait olduğunu karşı tarafa gösterebilmeniz için mailinize bir imza eklemeniz gereklidir. Mailinize imza eklemek için kullanacağınız mail uygulamasının imza kısmında yer alan,
- 7. İsim ve Soyisim
- 8. Firma Adı
- 9. Meslek
- 10. Unvan
- 11. Varsa Linkedin Bağlantısı
- 12. Telefon Numarası
- 13. gibi bilgileri ekleyebilirsiniz.
